Grupos e Tipos de Ação: o que significa e como configurar
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Neste artigo, você vai aprender como criar e gerenciar Grupos de Ação e Tipos de Ação na ADVBOX para organizar seus processos e automatizar a distribuição de intimações.
O que são e para que servem os Grupos de Ação
Os Grupos de Ação servem para organizar e analisar dados relacionados às matérias dos seus processos. Eles estão diretamente ligados às áreas de atuação do seu escritório, como Trabalhista, Previdenciário, Tributário, Bancário, Ambiental, entre outras.
Além da organização dos processos, os Grupos de Ação também permitem automatizar a distribuição de intimações, otimizando o fluxo de trabalho da equipe.
Grupos de Ação personalizados
Se o seu escritório atua em uma única área do Direito, um único grupo pode se tornar muito amplo. Por isso, é recomendável criar Grupos de Ação específicos, agrupando os tipos de ação mais recorrentes ou segmentando por advogado responsável ou por sede da unidade.
Exemplos de segmentação:
Por advogado e área do direito:
- Daniela – Trabalhista
- Daniela – Previdenciário
- Gabriela – Trabalhista
- Gabriela – Previdenciário
Por sede e área do direito:
- Florianópolis – Trabalhista
- Florianópolis – Previdenciário
- São Paulo – Trabalhista
- São Paulo – Previdenciário
Essa segmentação facilita o controle, os relatórios e a automatização das tarefas internas.
O que significa Responsável pelo Grupo de Ação
É o usuário designado para receber e tratar as intimações eletrônicas relacionadas a uma determinada área jurídica (como Trabalhista, Cível, etc.). Esse responsável, que geralmente é o controller jurídico, desempenha as seguintes funções:
- Receber a intimação vinculada ao Grupo de Ação
- Interpretar o conteúdo da intimação
- Transformar a intimação em uma tarefa no sistema (processo de RIDT — Recebimento da Intimação e Distribuição da Tarefa)
- Distribuir essa tarefa para os colaboradores responsáveis pela execução
- Acompanhar o cumprimento dos prazos internos do escritório
Caso não haja um responsável definido para o grupo, o sistema encaminha automaticamente a intimação para o responsável geral por intimações. Resumindo, o responsável pelo grupo de ação garante que as intimações cheguem à pessoa certa, virem tarefas e sejam tratadas com agilidade, assegurando o bom funcionamento do controle de prazos no escritório.
O que são e para que servem os Tipos de Ação
Os Tipos de Ação na ADVBOX são utilizados para classificar de forma específica o assunto principal tratado no processo, seja ele de natureza judicial, administrativa, consultiva ou de prestação de serviço. Eles complementam os Grupos de Ação, funcionando como um detalhamento mais preciso dentro da área jurídica à qual o processo pertence.
Além disso, o escritório deve manter uma padronização interna na nomenclatura dos Tipos de Ação, evitando variações com o mesmo significado. Por exemplo: Ação de indenização e Ação indenizatória são variações redundantes e devem ser unificadas para evitar ruído estatístico. Em áreas como Penal ou Trabalhista, a recomendação é usar o assunto central como Tipo de Ação, o que facilita os filtros e a clareza nos relatórios. Exemplo: Roubo, Tráfico de drogas, Assédio moral, Rescisão indireta.
Movimentação em lote de Tipos de Ação
A ADVBOX permite mover vários processos de um Tipo de Ação para outro de forma rápida e segura, por meio da funcionalidade de movimentação em massa, disponível no menu Configurações > Tipo de Ação.
Essa funcionalidade é especialmente útil para:
- Corrigir cadastros duplicados
- Padronizar variações desnecessárias
- Realocar processos classificados com tipos incorretos
- Garantir consistência na base de dados do escritório
Importante:
- Essa ação é irreversível
- Todos os processos vinculados ao tipo atual serão transferidos para o novo Tipo de Ação selecionado
- Se o novo Tipo de Ação estiver vinculado a um Grupo de Ação diferente, o Grupo também será automaticamente alterado no processo
- Após a transferência, o tipo de ação anterior pode ser excluído, se não for mais necessário
Antes de executar, revise com atenção. A movimentação afeta todos os processos vinculados ao tipo antigo e impacta diretamente filtros e relatórios.
Movimentação em Lote de Tipos de Ação
- Selecione o novo Tipo de Ação para onde os processos serão transferidos
- No campo solicitado, digite a frase de segurança Confirmar (com "C" maiúsculo)
Importante:
- Essa funcionalidade é ideal para padronizar cadastros, corrigir duplicidades e manter a base de dados organizada
- O processo é irreversível via sistema; revise com atenção o novo tipo antes de confirmar a transferência
Dica: Os Grupos de Ação e Tipos de Ação são fundamentais para a organização e análise de dados do seu escritório. Mantenha-os bem estruturados e padronizados para facilitar relatórios e automatizar a distribuição de intimações.
Como cadastrar um novo Grupo de Ação
No menu lateral, clique em Configurações e acesse a aba Grupos de Ação.
Como cadastrar um Grupo de Ação durante o cadastro de um processo
Como editar um Grupo de Ação
- Nome do grupo (representando a matéria jurídica: Trabalhista, Previdenciário, Cível etc.)
- Responsável pelo recebimento das intimações eletrônicas do grupo
Importante:
- O nome do grupo deve manter a padronização por área jurídica
- A troca do responsável deve ser feita com cautela: priorize o controller jurídico ou responsável central
Como excluir um Grupo de Ação
Atenção:
- A exclusão desassocia os processos do grupo, afetando a organização e os filtros estatísticos
- Os processos permanecem no sistema
Como restaurar um Grupo de Ação
Importante: O grupo será reativado e estará disponível na lista de grupos ativos, com todas as configurações preservadas.
