Neste artigo, você vai aprender como criar, editar, excluir e restaurar workflows na ADVBOX para padronizar e automatizar as rotinas do seu escritório.
O que é Workflow na ADVBOX
O Workflow na ADVBOX é uma funcionalidade que permite criar uma sequência de tarefas organizadas, com responsáveis e prazos definidos para cada etapa. Ele ajuda a padronizar e automatizar rotinas do escritório, garantindo que as atividades sejam feitas sempre da mesma forma, de forma clara, eficiente e organizada. Na prática, é muito usado para estruturar fluxos de trabalho, como na análise de casos, distribuindo as tarefas entre a equipe e facilitando o controle das demandas.
Como criar um workflow
1 Acessar Configurações
No menu lateral, acesse Configurações e clique na aba Workflow.
2 Criar Novo Workflow
Clique no botão Novo Workflow.
3 Preencher Campos das Etapas
Para cada etapa, preencha os seguintes campos:
- Tarefa: selecione qual será executada (campo obrigatório)
- Responsável: defina quem realizará a tarefa (opcional)
- Prazo: informe o prazo em dias úteis, se desejar (opcional)
4 Adicionar Tarefas
Adicione quantas tarefas forem necessárias para compor o seu fluxo.
Como editar um Workflow
1 Acessar Configurações
Acesse o menu lateral Configurações.
2 Navegar para Workflow
Clique no sub-menu Workflow.
3 Localizar Workflow
Na lista de workflows cadastrados, localize o fluxo desejado.
4 Iniciar Edição
Para editar:
- Clique diretamente sobre o nome do workflow
- Ou posicione o mouse sobre o nome e clique no ícone de lápis que aparecerá no canto esquerdo
5 Modificar Dados
Um
pop-up será aberto no lado direito da tela. Nele, você poderá:
- Modificar tarefas, responsáveis e prazos
- Adicionar novas tarefas
- Remover etapas existentes
6 Salvar Alterações
Após finalizar as alterações, clique no botão azul "Atualizar Workflow" no final do pop-up para salvar as modificações.
Importante: As mudanças só são aplicadas após clicar em Atualizar Workflow.
Como excluir um Workflow
1 Acessar Workflow
Acesse Configurações > Workflow.
2 Localizar Workflow
Na lista, posicione o mouse sobre o nome do workflow que deseja excluir.
3 Excluir
Clique no ícone de lixeira que aparecerá no lado direito.
4 Confirmar Exclusão
Confirme a exclusão na caixa exibida no canto inferior esquerdo clicando no botão vermelho "Excluir".
Atenção: A exclusão é permanente, mas o fluxo pode ser restaurado se necessário.
Como restaurar um Workflow
1 Acessar Workflow
Acesse Configurações > Workflow.
2 Alterar Filtro
Ao lado do botão "Novo Workflow", clique no filtro que está como "Ativo" e altere para "Inativos".
3 Localizar Workflow Inativo
Na lista de workflows inativos, localize o desejado.
4 Restaurar
Posicione o mouse sobre o nome e clique no ícone de lixeira com função de restauração.
5 Confirmar Restauração
Confirme a restauração na caixa exibida no canto inferior esquerdo clicando no botão verde "Restaurar".
Importante: O workflow será reativado e estará novamente disponível na lista de workflows ativos.
Como atribuir um workflow
1 Acessar Criação de Tarefas
Acesse a janela de criação de tarefas dentro do processo desejado.
2 Selecionar Workflow
No campo Selecionar Workflow, escolha o fluxo que você criou.
3 Preencher Campos
Preencha os demais campos normalmente (descrição, observações, anexos, etc.).
4 Criar Tarefa
Clique em Criar nova tarefa.
Dica: Os workflows são uma ferramenta poderosa para padronizar processos e garantir que todas as etapas sejam executadas de forma consistente. Use-os para criar rotinas eficientes e melhorar a organização do seu escritório.