Entendendo o Menu Processos

Thassiely De AraÚjo Fernandes Moreira • 04/07/2025

Navegação Interna

Neste artigo, você vai aprender como gerenciar e acompanhar todas as demandas jurídicas do seu escritório através do Menu Processos, incluindo métricas, gráficos, cadastro, filtros e configurações avançadas.

Importante: Este menu está disponível para os planos Banca Jurídica, Banca Max e Elite. No plano CRM, o acompanhamento dos processos é feito diretamente pelo Menu CRM.

Principais Métricas e Gráficos do menu processos

1 Processos Ativos
  • Mostra a quantidade total de processos ativos no escritório.
  • Considera apenas processos que possuem número de CNJ preenchido e que não estão na fase de Arquivamento.
  • Para que serve: Acompanhar o volume atual de processos em andamento no escritório.
2 Fechamentos
  • Indica a quantidade de processos que tiveram contrato fechado, ou seja, quando o cliente formalizou que seguirá com o escritório.
  • Processos que foram movidos da fase de Negociação, ou em que a Data da linha do tempo no Campo fechamento tenha sido preenchida manualmente.
  • Mostra também uma comparação com o mês anterior, indicando se houve crescimento ou queda no número de fechamentos.
  • Para que serve: Medir o desempenho comercial do escritório, quantificar contratos fechados e acompanhar a evolução mensal.
3 Arquivados este mês
  • Mostra quantos processos foram encerrados e movidos para a fase Arquivamento no mês atual, com comparação em relação ao mês anterior.
  • Para que serve: Controlar a quantidade de processos encerrados, entender a rotatividade das demandas e acompanhar o ciclo de vida dos processos.
4 Gráfico Volume por Fase
  • Mostra a quantidade de processos distribuída por cada fase do escritório: Marketing, Negociação, Consultoria, Administrativo, Judicial, Recursal, Execução e Arquivamento (se houver).
  • Para que serve: Visualizar rapidamente onde estão concentradas as demandas do escritório. Facilita a identificação de gargalos, fases sobrecarregadas ou desequilíbrios no fluxo de trabalho.
5 Meta de Fechamentos
  • Mostra o progresso da meta mensal de fechamentos configurada no sistema. Acompanhe, em tempo real, quantos contratos foram fechados e quanto falta para bater a meta.
  • Para que serve: Gerenciar o desempenho da equipe, acompanhar o progresso comercial e garantir que os objetivos do mês sejam atingidos.

Quando cadastrar um processo na ADVBOX

1 Nova demanda jurídica
Sempre que houver uma nova demanda jurídica vinculada a um cliente.
2 Vinculação obrigatória
Todo cliente deve ter pelo menos um processo vinculado.

Entenda os campos opcionais no cadastro de processo

1 Responsável
Indica qual usuário do sistema será o responsável principal por aquele processo. Facilita a busca, organização e acompanhamento da carteira de processos por advogado ou setor.

Importante: Não gera tarefas automáticas nem interfere no controle de produtividade.

2 Anotações Gerais
Campo livre para registrar informações adicionais importantes, como: dados complementares sobre o cliente ou o processo, observações internas. Você pode usar hashtags (#) para categorizar, exemplo: #clienteVIP #urgente
3 Número do CNJ
Campo para inserir o número do processo judicial oficial. Fundamental para ativar a captura de andamentos e intimações automáticas. Se o processo ainda não tem número, você pode deixar em branco e preencher depois.
4 Número do Protocolo/Requerimento
Usado para processos administrativos (ex.: INSS, Prefeitura, Cartório, etc.). Ajuda a controlar demandas que não possuem número CNJ, mas têm um protocolo interno no órgão.
5 Processo Originário
Permite vincular processos que estão relacionados, como: apensos, recursos e cumprimento de sentença. Mantém o histórico dos processos conectados e facilita a gestão do caso como um todo.
6 Pasta/Caso
É uma chave de identificação interna. Use para cadastrar um código, nome, número ou palavra-chave que facilite a busca e a organização do processo. Esse campo permite busca rápida e precisa no Menu Processos. Exemplos: "ClienteXPensao2024", "Pasta 125", "RevisaoContrato2024"
7 Data do Requerimento
Serve para registrar a data em que um protocolo foi realizado, especialmente em processos administrativos. Se não for processo administrativo, pode usar este campo para registrar, por exemplo, a data do protocolo da petição inicial.
8 Expectativa/Valor da Causa
Campo informativo, sem vínculo com o financeiro da plataforma. Registra o valor estimado da causa para controle estratégico e acompanhamento interno.
9 Valor dos Honorários
É um campo informativo. Use para registrar o valor combinado ou previsto dos honorários advocatícios daquele processo.
10 Percentual de Honorários
Permite registrar o percentual acordado dos honorários (ex.: 30%, 20%). Não impacta no financeiro, mas ajuda a manter o registro do acordo feito com o cliente.
11 Contingenciamento
Indica a probabilidade de êxito do processo. Sendo: provável (chance alta), possível (incerto) e remota (chance baixa). É muito útil para controle estratégico, gestão de riscos e análise interna da carteira de processos.

Dica: Mesmo sendo opcionais, preencher esses campos torna sua gestão mais eficiente, seus filtros mais poderosos e seus relatórios mais completos!

Notificação para o cliente por E-mail ou SMS

Exemplo de notificação por SMS:

ADVBOX: [Nome do cliente], seu processo está na fase Judicial, etapa Aguardando sentença. [Nome do escritório]

Observação: As mensagens de SMS têm um limite de até 160 caracteres. Recomenda-se testar a mensagem antes de utilizar, para garantir que ela seja enviada completa e claramente compreendida pelo cliente.

Exemplo de notificação por E-MAIL:

Olá [Nome do cliente],

Seu processo Nº [Número do processo] (Tipo de Ação) está na fase Judicial, etapa Aguardando sentença.

Estamos atentos a qualquer atualização. Aguarde novidades.

Atenciosamente,
[Nome do escritório]

Dica: As etapas dentro das fases do processo podem ser editadas conforme a necessidade do escritório. Isso significa que usuários com permissão (Gestor ou Administrador) têm a liberdade de adaptar a linguagem das etapas para algo mais claro e acessível.

Exemplo: Ao invés de usar "Protocolada Inicial", pode-se alterar para "Início do processo no tribunal".

Essa prática ajuda o cliente a entender melhor o andamento do seu caso, tornando a comunicação mais eficaz e humana.

Importante: Toda notificação enviada ao cliente será registrada no Histórico do Processo, dentro da aba Histórico de Tarefas, com as seguintes informações: data e hora do envio, tipo de notificação (SMS ou e-mail) e usuário responsável pela ação. Esse registro garante transparência e rastreabilidade, ajudando na gestão interna e no acompanhamento das interações realizadas com o cliente.

Como funciona a captura de andamentos processuais

1 Sistema realiza captura automática
Desde que o processo tenha: número CNJ corretamente preenchido e/ou monitoramento ativo (quando contratado).
2 Novo andamento é encontrado
Ele aparece na aba "Histórico de Andamentos" dentro do cadastro do processo.
3 Usuário pode tratar o andamento
Gerando uma tarefa ou apenas registrando que foi visualizado.

Importante: Todos os planos têm 300 processos ativos, o valor para mais processos ativos vai depender do plano do cliente.

Sendo:

  • CRM, podendo ter até 1.000 processos ativos neste plano
  • Banca Jurídica, podendo ter até 2.000 processos ativos neste plano
  • Banca Max, podendo ter até 5.000 processos ativos neste plano
  • Plano Elite, sem limite de processos
  • Todos os planos o valor aumenta R$20,00 a cada 100 processos ativos sem monitoramento ou R$40,00 a cada 100 processos ativos com monitoramento
  • Clientes que possuem segredo de justiça não recebem andamentos automáticos (seguindo critérios de consulta pública)
  • A ADVBOX também oferece monitoramento de intimações, separado dos andamentos

Linha do Tempo


1 O que é?
A Linha do Tempo é um campo dentro do cadastro do processo, usado para registrar datas importantes da jornada do cliente no escritório. Ela aparece após o processo ser cadastrado e salvo.
2 Preenchimento Automático
As datas são preenchidas automaticamente ao mudar a Fase e Etapa do processo, como:
  • Data do Cadastro: Quando o processo é cadastrado
  • Data do Fechamento: Quando sai da fase Negociação e vai para uma fase ativa (ex.: Judicial)
  • Arquivamento: Quando você move para a fase Arquivamento

Importante: Mesmo preenchendo automaticamente, é obrigatório revisar e corrigir se necessário.

3 Por que preencher?
  • Garante que os gráficos e relatórios estejam corretos, principalmente no Menu Gestão BI (Plano Elite)
  • Impacta diretamente nas métricas do Menu de Gestão B.I(Elite), e Fechamentos no mês (disponível nos planos Banca Jurídica, Banca Max)
  • Sem essas datas, seus relatórios ficam com dados distorcidos ou vazios

Dica: Se quer ter uma gestão de verdade e relatórios 100% confiáveis, mantenha a Linha do Tempo sempre atualizada!